Reserva y uso de instalaciones del SMU

Reserva y uso de instalaciones del SMU

Damos conocimiento a los socios sobre la operativa a seguir para reserva y uso de las instalaciones del SMU.

Asimismo adjuntamos el formulario de solicitud de reserva de salones. (LINK)

REGLAMENTO PARA EL USO DE LAS INSTALACIONES DE LA SEDE SOCIAL DEL S.M.U.

1) Reservas

Para reservar una sala se debe llenar y enviar el Formulario de Reservas a la sección Socios, con la anticipación mínima necesaria para la realización del trámite institucional y coordinar los elementos solicitados para el evento.

Los formularios estarán disponibles on-line y en la sección Socios del SMU.

La sección Socios analizará la solicitud, dará una opinión sobre la posibilidad / oportunidad y enviará a la consideración del Comité Ejecutivo para su aprobación en los casos que corresponda.

La reserva definitiva queda supeditada a que se abone lo establecido hasta una semana antes del evento.

Las solicitudes deben informar claramente si la actividad tendrá algún costo para todos o algunos de los asistentes y el monto de los mismos.

Las solicitudes deben informar claramente si la actividad será patrocinada y/o cuenta con apoyo económico / logístico de terceros y las características o montos de los mismos.

Las solicitudes deben informar claramente si durante o en el entorno a la actividad se realizará algún tipo de propaganda o difusión comercial, como contrapartida al apoyo económico o logístico que se reciba de terceros.

El uso de la sala asignada se limitará al tiempo y tipo de reunión o actividad solicitada.

Los diferentes espacios pueden ser reservadas con hasta 6 meses de anticipación.

2) Responsabilidades del Usuario

Realizar la solicitud de reserva en tiempo y forma.

Dejar constancia en la solicitud de que se hará cargo de los gastos que correspondan por cualquier daño o rotura causado a los bienes inmuebles y muebles del SMU.

El socio o un representante autorizado del grupo que realizó la reserva, debe permanecer en la sede durante todo el tiempo en que se desarrolle la actividad. Será el interlocutor y responsable a todos los efectos, con los funcionarios y autoridades el SMU.

Las salas de reuniones deben ser devueltas en las mismas condiciones en la que fueron encontradas. En caso de producirse roturas por uso u otro tipo de incidentes deberán informarse al funcionario presente. Éste informará a la sesión Socios.

Está prohibido el consumo de productos derivados del tabaco dentro de la sede social.

El usuario deberá evitar los comportamientos perjudiciales o que ofendan la moral, la ética y el prestigio del SMU.

Está especialmente prohibido la realización de cualquier tipo de actividad no prevista que interfiera con el normal funcionamiento de la sede social del SMU. Particularmente el

uso de equipos que impidan el normal desarrollo de tareas en otras áreas, produzcan daños o pérdidas, o expongan al SMU a responsabilidades con terceros.

3) Responsabilidades del SMU

Tener disponible y en condiciones el salón establecido, al menos una hora antes del inicio de la actividad para la cual se hizo la reserva.

Tener disponibles y en funcionamiento el servicio de audio cuando fuera reservado.

Informar al titular de la reserva cualquier cambio por necesidad con la mayor antelación posible. En caso de que el usuario lo desee procurar volver a agendarlo con prioridad.

En caso de que corresponda y/o el SMU entienda conveniente difundir la actividad por cualquiera de los medios que se cuentan. El uso de la infraestructura del SMU para usos particulares se considera un servicio a los asociados.

4) Espacios y Servicios

Las siguientes salas de reuniones están disponibles para ser reservadas:

Barbacoa

La Barbacoa incluye 10 mesas, 100 sillas, leña, freezer, heladera, 2 tanques, 2 tablas y limpieza del lugar. Por disposición de la IMM no se permite discoteca o similares en la Barbacoa.

Salón de Actos

Se podrán realzarán actos, cursos, charlas y conferencias. No se realizarán bailes, festejos, ni otros eventos lúdicos.

Incluye; escenario, estrado, tarima y sillas (la cantidad depende de la distribución, capacidad y necesidad del evento), pantalla, multimedia, seguridad y limpieza.

El servicio de audio es proporcionado por una empresa contratada y se debe coordinar específicamente su reserva.

Auditorio y Multiuso

Se podrán realizar actos, cursos, charlas y conferencias. No se realizarán bailes, festejos, ni otros eventos lúdicos.

Incluye; estrado, sillas (la cantidad depende de la distribución, capacidad y necesidad del evento), pantalla, multimedia, LCD, seguridad y limpieza.

El servicio de audio es proporcionado por una empresa contratada y se debe coordinar específicamente su reserva.

Salas

Se podrán hacer reuniones con un número de participantes que no supere la capacidad definida para cada sala.

Incluye; mesa, sillas, pantalla, multimedia, café, agua, seguridad y limpieza.

5) Honorarios

Salas

Modalidad 1

El SMU se hará cargo de los gastos que devengan del uso de las salas de reunión (no se cobrarán) bajo las siguientes circunstancias:

• Cuando la reunión sea declarada de interés gremial por la Mesa o Comité Ejecutivo.

• Cuando la reunión sea convocada por cualquier miembro del Comité Ejecutivo. La reserva se hará solo con el trámite ante Socios.

• Cuando sean reuniones puntuales de carácter gremial o científico de Sociedades Científicas, Núcleos de Base del SMU, o cualquier grupo de médicos o estudiantes de medicina y la solicitud venga acompañada de la firma de 5 socios activos. La reserva se hará solo con el trámite ante Socios.

• Cuando sean reuniones de la Facultad de Medicina y la solicitud sea realizada por una autoridad de la facultad, Cátedra o servicio. La reserva se hará solo con el trámite ante Socios.

• Las reuniones celebradas por organizaciones sin fines de lucro, que cuenten con el auspicio de la Fundación Salud Dr. Augusto Turenne. La reserva se hará solo con el trámite ante Socios.

• Reuniones espontáneas: Cualquier socio puede utilizar un salón de reunión sin reserva previa sujeto a la disponibilidad del momento, de lugar y de personal.

Los casos en que se quiera establecer un cronograma de reuniones periódicas fijas no estarán incluidos en la Modalidad 1, a excepción de ser declarado de interés gremial.

Modalidad 2

Se cobrarán los gastos que devenga del uso de las salas en las siguientes circunstancias:

Cronograma de reuniones periódicas fijas de Sociedades Científicas, Núcleos de Base del SMU, o cualquier grupo de médicos o estudiantes de medicina y la solicitud venga acompañada de la firma de 5 socios activos.

 Modalidad 3

El SMU cobrará por el uso de las salas en las siguientes circunstancias:

• Reuniones de no socios
• Reuniones de empresas u otros grupos con fines de lucro.
• Reuniones de cualquier tipo que cuenten con el apoyo económico y/o logístico de empresas.
• Eventos para recaudar fondos.
• Reuniones que exigen el pago de matrícula u otra forma a sus asistentes.
• Reuniones donde se promuevan o vendan productos o servicios.
• Reuniones con la intención de promover metas particulares de un individuo o grupo
• Reuniones personales

Estos precios se ajustarán, previa autorización de la Mesa o el Comité Ejecutivo, cada enero de acuerdo al aumento del IPC.

Salón de Actos – Auditorio y Multiuso

Modalidad 1

El SMU se hará cargo de los gastos que devengan del uso del Salón de Actos y de Auditorio Multiuso bajo las siguientes circunstancias.

• Cuando sean eventos institucionales del SMU, órganos adscriptos o sea declarado de interés gremial por la Mesa o Comité Ejecutivo.

• Cuando sean eventos de la Facultad de Medicina y la solicitud sea realizada por el Decano o Jefe de Servicio de la Facultad. La solicitud de reserva se resolverá en Socios con el criterio establecido.

• Las reuniones celebradas por organizaciones sin fines de lucro, que cuenten con el auspicio de la Fundación Salud Dr. Augusto Turenne. La solicitud de reserva deberá elevarse a consideración de la Mesa o del Comité Ejecutivo.

Modalidad 2

Se cobrarán los gastos que devenga del uso del Salón de Actos y/o del Auditorio Multiuso en las siguientes circunstancias:

• Cuando sean reuniones de Sociedades Científicas, Núcleos de Base del SMU, o cualquier grupo de médicos o estudiantes de medicina y la solicitud venga acompañada de la firma de 10 socios activos. La reserva se hará solo con el trámite ante Socios.

También se deberán abonar los gastos que devengan de la contratación de otros servicios (audio).

Modalidad 3

El SMU cobrará por el uso de Salón de Actos y de Auditorio Multiuso en las siguientes circunstancias (Incluye, sin costo, un espacio para servir lunch en caso de ser solicitado):

• Reuniones de socios con fines particulares – se hará un 15% de descuento.
• Reuniones de empresas u otros grupos con fines de lucro.
• Reuniones de cualquier tipo que cuenten con el apoyo económico y/o logístico de empresas.
• Eventos para recaudar fondos.
• Reuniones que exigen el pago de matrícula u otra forma a sus asistentes.
• Reuniones donde se promuevan o vendan productos o servicios.
• Reuniones con la intención de promover metas particulares de un individuo o grupo
• Reuniones personales

Estos precios se ajustarán, previa autorización de la Mesa o el Comité Ejecutivo, cada enero de acuerdo al aumento del IPC.

Barbacoa

Modalidad 1

El SMU se hará cargo de los gastos que devengan del uso de la Barbacoa bajo las siguientes circunstancias.

• Cuando sean eventos institucionales del SMU, órganos adscriptos o sea declarado de interés gremial por la Mesa o Comité Ejecutivo.

• Cuando sean reuniones de la Facultad de Medicina y la solicitud sea realizada por una autoridad de la facultad, cátedra o servicio. La solicitud de reserva deberá elevarse a consideración del Comité Ejecutivo. La solicitud de reserva se resolverá en Socios con el criterio establecido.

Modalidad 2

Se cobrarán los gastos que devenga del uso de la Barbacoa en las siguientes circunstancias:

• Cuando sean reuniones de Sociedades Científicas, Núcleos de Base del SMU, o cualquier grupo de médicos o estudiantes de medicina y la solicitud venga acompañada de la firma de 10 socios activos. La reserva se hará solo con el trámite ante Socios. La solicitud de reserva se resolverá en Socios con el criterio establecido.

También se deberán abonar los gastos que devengan de la contratación de otros servicios (audio).

Modalidad 3

El SMU cobrará por el uso de la Barbacoa en las siguientes circunstancias (Incluye un espacio para servir un lunch en caso de ser solicitado).

• Reuniones de socios con fines particulares – se hará un 15% de descuento.
• Reuniones de empresas u otros grupos con fines de lucro.
• Reuniones de cualquier tipo que cuenten con el apoyo económico y/o logístico de empresas.
• Eventos para recaudar fondos.
• Reuniones que exigen el pago de matrícula u otra forma a sus asistentes.
• Reuniones donde se promuevan o vendan productos o servicios.
• Reuniones con la intención de promover metas particulares de un individuo o grupo
• Reuniones personales

Estos precios se ajustarán, previa autorización de la Mesa o el Comité Ejecutivo, cada enero de acuerdo al aumento del IPC.

Cuando se alquilen varios espacios simultáneos (Ejemplo: Salón de Actos, Auditorio y/o Multiuso) se establecerá un 25% de descuento sobre la Modalidad total que corresponda.

6) Prioridades

Se dará prioridad a las reuniones y/o eventos que hagan a los fines específicos estatutarios del SMU y ello será determinado por el Comité Ejecutivo.

En todos los demás casos las solicitudes serán considerados y asignadas en base al orden temporal de realizadas.

El SMU se reserva el derecho de modificar la asignación de lugar, hora y aún de cancelación, en caso de necesidad de disponer del espacio para cumplir con un fin primordial gremial. En tal eventualidad el SMU hará todo el esfuerzo posible para dar aviso con tiempo razonable y ayudará a reservar otra fecha o sala. En caso de que esto no sea posible o la solución alternativa no convenga a quien realizó la reserva, se reembolsará todo honorario que se haya abonado.

[1] A definir según servicio solicitado y cantidad de personas

[2] A definir según servicio solicitado y cantidad de personas

Complete el formulario adjunto y envíelo a socios@smu.org.uy